El Archivo Municipal de La Orotava es un servicio cuyo objetivo es organizar, conservar y difundir el Patrimonio Documental de La Orotava para que se pueda conocer en la actualidad y por las generaciones futuras.
En el Archivo se concentra documentación de tipo histórico y administrativo, convirtiéndose en un lugar donde la historia y la actualidad se dan la mano. Los documentos que custodia son tanto de origen municipal, como de procedencia privada donados por los ciudadanos, y su cronología esta marcada por un incendio que ocurrió el 2 de junio de 1841 que provocó que se quemara la documentación que se custodiaba en ese momento en el Archivo. Actualmente, el Archivo cuenta con 2.367 metros lineales de documentación, contiene 16.678 cajas de documentos, 4.576 libros administrativos, aproximadamente 76.234 fotografías, así como 5.628 carteles y 2.388 programas y folletos. Además, cuenta con una biblioteca auxiliar especializada en historia local y archivística, una colección de sellos de caucho y un pequeño museo con elementos utilizados para la elaboración y reproducción de documentos
El alcalde Francisco Linares, acompañada de la concejala Delia Escobar y la directora del Archivo, Concepción Perdomo, presentó la memoria del 2019 y las actividades desarrolladas que se engloban en tres aspectos: gestión documental, servicios y difusión.
La gestión documental implica el trabajo que se lleva a cabo con los documentos que se custodian en el Archivo, desde que se reciben en el Archivo y todo el proceso archivístico que se les aplica una vez están en el mismo. El año 2019 estuvo marcado por las numerosas transferencias de documentos que se recibieron de las oficinas, recibiéndose 358 nuevas cajas documentales y 171 nuevos libros administrativos, esto supuso un incremento del fondo documental en aproximadamente 84.067 nuevos documentos. Las oficinas municipales realizaron 32 transferencias documentales, y los ciudadanos 24 donaciones, que en su mayoría fueron fotografías. Destacar, la importancia de estas donaciones porque enriquecen y completan la información sobre la historia de La Orotava. Por eso, desde el Archivo se agradece y se anima a compartir cualquier documento que forme parte de la memoria de La Orotava.
En relación, a los servicios que ofrece el Archivo son de índole externo a los ciudadanos para investigaciones históricas, así como de índole interno, a la propia administración municipal para su funcionamiento diario. Entre los servicios se encuentran ofrecer información y orientación sobre la documentación a los usuarios, así como servicio de consultas, préstamos y reproducción de documentos; además de consultas a la biblioteca auxiliar especializada en historia local. En el año 2019 se tramitaron 1.017 peticiones de información, correspondiendo a los meses de agosto y octubre el mayor número de consultas, las cuales fueron realizadas a través de la vía electrónica-módulo de Archivo (60%), telefónicas (22%), presenciales (16%) y vía redes sociales (2%). Estas peticiones llevaron a la consulta más de 20.000 documentos, en concreto 20.812, de los cuales, de los cuales, con finalidad administrativa fueron un 62% e histórica un 38%. En referencia a las temáticas solicitadas predominaron las cuestiones urbanísticas, seguidas de temas económicos y aspectos culturales del Municipio.
En cuanto a la labor de difusión que realiza el Archivo Municipal esta ha tenido una evolución importante en los últimos años, con continuidad y abordada desde diferentes facetas, como la realización de exposiciones, recibiendo visitas de escolares y ofreciendo la posibilidad de realizar prácticas, realizando publicaciones propias, con la actividad en la redes sociales, colaborando en actos culturales, etc.
En concreto, el Archivo realizó el pasado año cuatro exposiciones sobre los carnavales en la Villa a lo largo del tiempo; Mujeres en la historia; Ingeniería y ciencia en el Archivo Municipal y Aguas y Luces para la Villa.
Además, el Archivo ha llevado a cabo otras actividades para la divulgación del patrimonio documental a través de las visitas y las prácticas recibidas en el Archivo. Las prácticas se realizan por estudiantes de diferentes centros educativos y con diferentes niveles académicos, las cuales no sólo les permiten completar su formación académica sino que también les dotan de herramientas de cara a su futuro laboral. En relación a las visitas, el pasado año fueron 308, tanto en grupo como individuales, que permiten el contacto directo con los documentos históricos, así como conocer la labor que se realiza en este servicio. Estas visitas consistieron en una charla explicativa sobre el Archivo, una muestra de los documentos más destacados que se custodian y de algunas de las exposiciones que se han realizado, así como de material utilizado a lo largo del tiempo para elaborar y reproducir documentos; culminando las visitas con la realización de actividades prácticas como la escritura con pluma y un recorrido por las instalaciones.
Otro pilar importante en la divulgación del Archivo y que lo ha acercado a gran número de usuarios, es la presencia en las redes sociales que se inició en el año 2012, siendo el primer archivo en Canarias en estar en las redes sociales (Facebook y Youtube) y en la creación de un blog (archivoorotava.es). Estas iniciativas han continuado evolucionando desde entonces, añadiendo novedades, así en concreto, el pasado año la página que recibió 9.900 visitas, se incluyó la publicación de hechos ocurridos en La Orotava hace 100 años basados en la documentación que se conserva en las Actas del Pleno del Archivo. Junto a estas actividades, además el Archivo ha contribuido a la realización de trabajos de investigación y publicaciones como la publicación de un marcapáginas y del calendario anual que ayuda a difundir el fondo fotográfico del Archivo, así como ha colaborado en actividades culturales que se han llevado a cabo en el Municipio y en otras localidades como homenajes, exposiciones, etc. como por ejemplo, con la cesión del expediente “Inventario de las alhajas y enseres que existían en el Convento Clariso de esta Villa (1868) con motivo de la exposición sobre el legado franciscano en La Orotava.
En definitiva, un conjunto de actividades realizadas por el Archivo Municipal de La Orotava durante el año 2019 que son continuidad de las llevadas a cabo en los últimos años, y que están encaminadas a que los documentos que forman el patrimonio documental de La Orotava se conserve, se conozca y permanezca vivos para que sea disfrutados por todos.