El Ayuntamiento de La Orotava ya ha culminado la digitalización de los libros de las actas de los plenos municipales, tanto ordinarios como extraordinarios, que se han celebrado en este órgano local desde 1820 hasta 1999, ya que a partir de esta fecha hasta la actualidad las actas se localizan aún en el edificio consistorial.
En total--explica el concejal delegado del área de Bibliotecas y Archivo, Narciso Pérez -- se han digitalizado un total de 169 libros, que podrá consultar cualquier ciudadano, cómodamente, a través de estas nuevas tecnologías. El proyecto concluyó con un total de 8.380 fotogramas de microfilm y 41.917 digitalizaciones a color, que se encuentran contenidas en 121 cd rom´s y 14 dvd´s. Pero cada cd abarca un periodo determinado, dependiendo del contenido o volumen de cada libro de actas; así hay cd´s que comprenden varios años y otros que sólo uno.
Esta iniciativa, que ha supuesto una inversión que ronda los 12.000 euros -- resalta Pérez-- se inició en el 2004 con el ciclo que abarca desde 1820 hasta 1921. Pero al encontrarse estos manuscritos en mal estado de conservación debido a su antigüedad y la variedad de tipos de papeles y tintas empleados, además de su manipulación posterior a lo largo del tiempo, se procedió, en este caso, también a su microfilmación, para posteriormente digitalizarlos a color. Por tal motivo, esta primera fase tuvo mayor complejidad, y el resultado de la misma fue un total de 8.380 fotogramas de microfilm y 17.736 digitalizaciones, contenidas en 60 cd rom´s y 7 dvd´s.
La segunda fase del proyecto se desarrolló entre junio y septiembre del presente año y abarcó el siguiente periodo, de 1921 a 1999. Los libros de actas de estas fechas comprenden no sólo textos manuscritos sino también integra textos mecanografiados e impresos por ordenador. Al estar los documentos en mejor estado de conservación se optó sólo por digitalizar a color. El total de digitalizaciones de estas fechas es de 24.181, que ocupan 61 cd rom´s y 7 dvd´s. 
Este proceso de microfilmación y digitalización -- apunta el edil -- aporta diversas ventajas de operatividad y agilidad a la hora de manejar la información y realizar consultas y, en concreto, para la serie de los libros de actas a las que se puede ya tener un rápido y fácil acceso. Además estas tecnologías permiten ahorrar espacio, preservar los documentos del deterioro permanente que sufren por la diaria manipulación, seguridad y durabilidad, y su reproducción inmediata, entre otras cosas.
Narciso Pérez resalta el valor del patrimonio documental que conserva el Archivo Municipal de La Orotava, reflejo de la historia y la vida administrativa del municipio, "y de ahí la importancia de servirse de las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías para preservar mejor esta información y facilitar su utilización", detalló. "Esta nueva herramienta de trabajo -- asegura -- permitirá un acceso mejor y más rápido a esta documentación por parte de los usuarios del archivo municipal, así como por la propia secretaría general del Ayuntamiento y para los diferentes grupos políticos del Consistorio, que son los principales consultores de esta serie documental". Aunque también beneficiará a investigadores y ciudadanos en general que quieran hacer cualquier consulta, "pues ahora podrán acceder de una forma más fácil, rápida y cómoda a esta información", agregó.
La empresa Relax Color, especializada en este tipo de trabajos y única en Canarias en este sector, ha sido la encargada de realizar esta actuación, al igual que ya efectuó en su día con la microfilmación y digitalización de los periódicos más antiguos que conserva la Biblioteca municipal.
Pérez recuerda que el archivo municipal es un servicio que tiene como principal función la sistematización de la gestión documental del Ayuntamiento, clasificando y organizando todo el material para su posterior uso por la propia institución y los ciudadanos.